PGM Expert Könyvelés Logó

PGM Expert Igényes könyvelő Szlogen

Miért jó, ha a könyvelő nem adja ki az anyagot illetékteleneknek?

Nagyon nagy döntés, amikor cégünk érdekében úgy döntünk, hogy a legféltettebb gazdasági, személyzeti és üzletpolitikai "értékeinket" rábízzuk egy kívülálló könyvelő irodára. Ezt a bizalmat el lehet érni, ha a könyvelő nem adja ki a rábízott anyagot illetékteleneknek.

A PGM Expert cégfilozófiája, hogy egyfajta "üzleti mentorálóként" legyen jelen a megbízó cég mindennapjaiban, a létező problémákat közös erővel oldjuk meg, a ránk bízott adatokat, anyagokat, mint üzleti titkokat megtartva.

 

 

A könyvelő munkája

A könyvelőiroda egyik feladata, mikor új ügyfél bízza meg, hogy megjelöljük pontosan milyen kötelezettségeket fog vállalni munkatársunk, mi lesz a pontos feladata, mit lehet tőle elvárni. Amikor munkatársunk dolgozni kezd, fontos, hogy rendelkezésére álljanak azok az adatok, amivel munkáját el tudja látni. Adatok hiányában, nehézkes lesz betartani a vállalt kötelezettségeket.

 

A jó könyvelő ismérve - és ilyen jó könyvelők dolgoznak nálunk, a PGM Expert Kft.-nél - hogy alapos, naprakész, nem adja át harmadik félnek a rábízott anyagot, könnyen elérhető, amennyiben üzletünkkel kapcsolatos kérdés merül fel.

 

 

Bizalom kiépítése

A bizalmat, amit a könyvelő és a vállalkozás kiépít egymás között, szilárd alapra kell építeni, mert a könyvelés a két fél - az Ügyfél és a könyvelő (cég) - egymást segítő együttműködése. Az egyik fontos dolog, hogy a könyveléshez szükséges adatokat ne utolsó pillanatban kapja meg a könyvelő.

A másik, hogy legyen folyamatos a kommunikáció az Ügyfél és könyvelője között, ha az Ügyfélnek bármilyen jellegű, a vállalkozásával kapcsolatos kérdése van, akkor a könyvelőt könnyen el lehessen érni, ne kelljen napokat várni a válaszra.

 

 

A könyvelő nem adja ki az anyagot illetékteleneknek

A számviteli törvény hatálya alá tartozó vállalkozások, amennyiben az éves nettó árbevételük meghaladja a 10 millió forintot a könyvviteli szolgáltatás körébe tartozó feladatok irányításával, vezetésével, a beszámoló elkészítésével olyan természetes személyt kötelesek megbízni, aki okleveles könyvvizsgálói képesítéssel, vagy mérlegképes könyvelői képesítéssel rendelkezik.

További feltétel, hogy a mérlegképes könyvelőnek szerepelnie kell a Pénzügyminisztérium könyvviteli szolgáltatást végzők, vagy a Magyar Könyvvizsgáló Kamara  bejegyzett könyvvizsgálók nyilvántartásában, tehát csak a regisztrált mérlegképes könyvelő végezhet könyvelést, és a könyveléssel kapcsolatos egyéb feladatokat.

A könyveléssel kapcsolatos adatokat a 2018. évi LIV törvény az üzleti titok védelméről szóló törvény ( a továbbiakban: Törvény) alapján védeni kell, nem adhatja ki a könyvelő az anyagot illetéktelennek. Az üzleti titkot nagyon jól körülhatárolják a Törvényben :

 

 Üzleti titok a gazdasági tevékenységhez kapcsolódó, titkos - egészben, vagy elemeinek összességeként nem közismert vagy az érintett gazdasági tevékenységet végző személyek számára nem könnyen hozzáférhető -, ennélfogva vagyoni értékkel bíró olyan tény, tájékoztatás, egyéb adat és az azokból készült összeállítás, amelynek a titokban tartása érdekében a titok jogosultja az adott helyzetben általában elvárható magatartást tanúsítja."

 

 

Védett ismeret (know-how) az üzleti titoknak minősülő, azonosításra alkalmas módon rögzített, műszaki, gazdasági vagy szervezési ismeret, megoldás, tapasztalat vagy ezek összeállítása.

  • Az üzleti titokhoz fűződő jog: A jogosultnak joga van az üzleti titok hasznosítására, mással történő közlésére és nyilvánosságra hozatalára (a közlés és nyilvánosságra hozatal együtt: az üzleti titok felfedése). A jogosult az üzleti titokhoz fűződő jogot egészben vagy részben átruházhatja (üzleti titok jogátruházási szerződés), továbbá az üzleti titok hasznosítására másnak engedélyt adhat (üzleti titok hasznosítási szerződés). “


Az üzleti titok véletlenszerű kikerülését a könyvelőirodából meg kell akadályozni, egy kis figyelemmel és elővigyázatossággal ezt könnyen kivitelezhetjük:

 

  • Rögzítsük a könyvelőirodai szerződésbe a titoktartási garanciákat: az Ügyfél és a könyvelőiroda is kölcsönösen megtartják a kölcsönösen egymásról megszerzett információkat.

  • Rögzítsük szintén szerződésben, kik azok a személyek, külső szolgáltató szervek, akiknek a könyvelőiroda hozzáférést engedélyezhet a céggel kapcsolatos információkhoz. (pl.: alvállalkozó csak a meghatalmazó felhatalmazása alapján vehető igénybe.)

  • A könyvelőiroda munkatársainak figyelmét fel kell hívni a titoktartási kötelezettségre. A munkaszerződés és a munkaköri leírásban benne foglaltatik, viszont időről-időre belső oktatás keretein belül fontos ismét elmondani a titoktartási kötelezettség fontosságát.

  • A könyvelőiroda ügyfeleinek fogadóidejét úgy szervezzük meg, hogy a különböző ügyfelek ne láthassanak bele egymás adataiba.
  • Ügyeljünk a papírok, hivatalos iratok hátuljára, hogy a papírtakarékosság jegyében ne kerüljenek illetéktelen kézbe (pl.: jegyzetíráshoz lehetne használni).
  • Használjunk iratmegsemmisítő készüléket.

  • A könyvelőiroda feladata és felelőssége, hogy működése során keletkező iratok – különösen munkaügyi iratok, bérjegyzékek, munkaszerződések, továbbá számviteli bizonylatok (számlák, szerződések, szállítólevelek) – Levéltári törvény szerinti minősítését elvégezze, és a maradandó értékűnek minősített iratai megőrzéséről a történelmi múlt kutatása céljából gondoskodjon.

  • A könyvelőiroda alakítsa ki az adatkezelése belső szabályozását, készítse el a saját adatkezelési nyilvántartását, ezzel kontrollálhatja az adatkezelése jogszerűségét, tisztázhatja a jogalapokat és célokat.

 

  • Belső szabályzatban rögzítsük az elektronikus úton tárolt adatok kezelését, védelmét, amennyiben elektronikus úton küldünk adatot az Ügyfélnek, megfelelő védelemmel ellátva kell megtenni. Ehhez szakemberek segítségét érdemes igénybe venni (kialakítás és rendszeres ellenőrzés).